介護情報基盤の利用者同意｜マイナンバーカード確認と現場フロー

介護情報基盤でいう利用者同意は、マイナンバーカードを読み取る作業と同じではありません。現場では、利用目的を説明する、本人または適切な代理人を確認する、必要な範囲の情報だけを扱う、同意・確認の結果を記録する、同意しない場合の代替手順を用意する、という流れに分けて設計します。公式画面や対象情報ごとの取扱いは更新されるため、最新マニュアルを確認しながら事業所ルールを整えます。

最初に分ける4つの確認

受付で「カードをかざしてください」とだけ案内すると、利用者は何に同意したのか分からず、職員も確認漏れを起こしやすくなります。次の4つを分けて説明・記録してください。

公式資料で確認できること・未確定のこと

厚生労働省の介護情報基盤資料では、自治体・利用者・介護事業所・医療機関などが介護情報を電子的に閲覧できる基盤を整備すること、介護事業所が介護WEBサービスを利用して介護情報を確認することが示されています。また、公開中の外部インタフェース資料には「包括同意情報の連携」「包括同意情報の参照」に関するAPI別紙があります。

一方、すべての情報種類・サービス種別・利用場面で共通する、全国一律の受付会話や紙の同意書様式が確定しているとは限りません。閲覧範囲も調整中・順次拡大予定とされるため、実際の運用開始時は、対象市町村、介護WEBサービスの画面、最新マニュアル、事業所の個人情報保護方針を照合します。

受付から情報確認までの現場フロー

利用者への説明文テンプレート

説明文は長くしすぎず、利用目的、対象情報、利用者、代替手段、質問の機会を含めます。実際の対象情報がケアプラン・認定関係書類・LIFEなどの場合は、「資格と認定」の部分を具体的に差し替えてください。

記録しておく項目

マイナンバーそのものや不要なカード画像を記録するという意味ではありません。記録項目は利用目的に必要な範囲とし、保存場所、閲覧権限、保存期間、廃棄方法を個人情報保護方針と合わせます。

例外ケースへの対応

マイナンバーカード・カードリーダーとの関係

介護情報基盤ポータルのFAQでは、マイナ資格確認アプリを一般的なインターネット回線でマイナンバーカードを読み取り、資格情報を取得するアプリと説明しています。また、カードリーダーの導入は介護事業所に一律必須ではない一方、簡単にミスなく利用しやすいメリットがあると案内しています。

カードリーダーの対応機種・価格・設置要件は、介護情報基盤でカードリーダーは必要？を参照してください。受付フローでは、機器操作より先に「何の情報を何のために確認するか」を確定させます。

同意とセキュリティをつなげる

同意があっても、すべての職員がすべての情報を閲覧してよいわけではありません。厚生労働省の情報安全管理の解説書は、利用目的や管理方法を明示して同意を得ること、個人情報を本来の介護目的以外に使わないこと、第三者提供では内容・範囲を説明することを示しています。

• 同意で許された範囲と、職員の職務権限の両方を満たす場合だけ閲覧する
• 共有IDを使わず、閲覧した職員を追えるようにする
• 画面を印刷・撮影・メール送信する場合は別の漏えいリスクを確認する
• 同意記録とアクセス記録を必要に応じて突き合わせられるようにする
• 目的変更・第三者提供・委託範囲変更時は説明と同意の見直しを行う

端末・ID・ネットワークの対策は、介護情報基盤のセキュリティ対策で詳しく整理しています。

よくある質問

同意を取得してから情報を扱う現場フロー

利用者同意は、カードを読み取れたかどうかとは別の確認です。何の情報を、どの目的で、誰が閲覧するのかを本人に説明し、同意の有無と説明日、説明者、問い合わせ先を記録します。家族や代理人が関わる場合は、本人との関係と権限も確認してください。

同意を得られない、判断が難しい、撤回の申し出がある場合は、現場が独自に閲覧を続けず、制度の手引きと指定権者の案内に沿って扱います。入力できない場合の代替手順を先に決めておくと、同意確認がケア提供の遅れにつながりにくくなります。

まとめ