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ケアプランデータ連携では、居宅介護支援事業所とサービス提供事業所で主な役割が異なります。一般に居宅側は計画・予定を送り実績を受け取り、訪問介護や訪問看護などのサービス側は予定を受け取り実績を返します。ただし、対象帳票と入出力範囲はサービス種別、標準仕様、介護ソフトによって異なります。
この記事の結論
- 居宅介護支援は計画・予定の送信と実績の受信が中心
- 訪問介護・訪問看護などは予定の受信と実績の送信が中心
- 介護予防支援は作成者・委託関係・帳票で対応が分かれる
- 同じサービスでも介護ソフトの版・プラン・D1〜D7対応を確認する
- 最初は連携件数が多く、双方の体制が整う相手と試行する
サービス種別ごとの基本的な役割
| サービス・立場 | 主に送る情報 | 主に受け取る情報 |
|---|---|---|
| 居宅介護支援 | ケアプラン、利用票、提供票、予定等 | サービス事業所からの実績等 |
| 訪問介護 | 提供実績等 | 予定、提供票等 |
| 訪問看護 | 提供実績等 | 予定、提供票等 |
| 通所・短期入所等 | 提供実績等 | 予定、提供票等 |
| 介護予防支援・地域包括 | 計画・予定等 | 実績等 |
上表は業務上の基本像
すべてのサービス・ソフトで同じ帳票を送受信できるという意味ではありません。国保中央会の標準仕様と、利用中ソフトの対象サービス・帳票・出力・取込対応を確認してください。
居宅介護支援での活用
居宅介護支援事業所では、複数のサービス事業所へ同じ利用者の計画・予定を送り、月末月初に各事業所から実績を受け取ります。連携先数と利用者数が多いため、FAX送信、再入力、到着確認、差し戻しの削減効果が出やすい立場です。
居宅側の運用確認
訪問介護・訪問看護での活用
訪問介護・訪問看護では、居宅から受け取った予定を介護ソフトへ取り込み、提供後の実績を返す流れが中心です。受信した予定と、現場で記録した実績、請求データの間に差異がある場合、どの情報を正とし、誰が修正するかを決めておきます。
| 場面 | 確認内容 | 担当例 |
|---|---|---|
| 予定受信 | 利用者、対象月、回数、サービス内容 | 事務・サービス提供責任者 |
| 予定変更 | 変更元、変更日、再送・再取込の要否 | 居宅担当者とサービス側担当者 |
| 実績確定 | 記録、実績、請求データの一致 | 管理者・請求担当 |
| 実績送信 | 対象月、送信先、件数、送信結果 | 請求担当 |
医療保険の訪問看護と混同しない
ケアプランデータ連携で扱う介護保険側の予定・実績と、医療保険請求や医療機関との文書連携は別の業務です。利用者ごとの保険種別と対象データを確認してください。
介護予防支援で注意すること
介護予防支援では、地域包括支援センター、指定介護予防支援事業所、委託を受けた居宅介護支援事業所など、計画作成と連携の役割が分かれる場合があります。製品によって利用者補足情報や各帳票の出力・取込対応が異なるため、事業所番号と役割を含めてソフト会社へ確認します。
対象になりやすい業務・別管理の業務
「介護事業所間の連携ならすべて対象」と考えると、医療文書や事業所独自様式まで置き換えられると誤認します。ケアプラン標準仕様で扱うデータと、別のシステム・文書で管理する情報を分けてください。
| 業務 | ケアプランデータ連携での考え方 | 確認先 |
|---|---|---|
| 計画・利用票・提供票 | D1〜D7とソフトの対応範囲を確認 | 標準仕様・介護ソフト会社 |
| 予定・実績 | 送受信方向と締め処理を確認 | 連携先・介護ソフト会社 |
| 医療保険の訪問看護 | 介護保険側データと分けて管理 | 請求・記録システムの担当 |
| 独自の連絡票・報告書 | 標準仕様の対象外なら従来手段を維持 | 法人・連携先の運用担当 |
| 請求データ | 予定・実績取込後の請求確定は別工程 | 請求担当・介護ソフト会社 |
導入効果が出やすい連携先から始める
連携件数を集計する
相手別の利用者数、月間送受信件数、FAX・郵送回数、転記時間を集計します。
双方のソフト対応を確認する
V4、サービス、帳票、出力・取込、利用申請の状況を確認します。
少人数・1か月分で試行する
予定送信、受信・取込、実績送信、差分確認まで通して試します。
例外処理を決めて対象を拡大する
変更、取消、再送、未受信、エラー時の担当を決め、連携先を増やします。
サービス種別ではなく連携業務で対象を決める
同じサービス種別でも、連携する帳票、相手先、締め日、利用ソフトが異なります。まず月間件数が多く、送受信の担当者が決まっている連携先を選び、対象データと訂正方法を確認します。介護予防支援など対象範囲に注意が必要な業務は、制度資料とソフトの対応範囲を両方確認してから試行します。
対象業務を選ぶ基準
